Le applicazioni del workflow management promuovono la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi
secondo il modello processuale.
Un processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obiettivo comune.
Il workflow management sostiene l'organizzazione del processo di lavoro mediante l'utilizzo di software specifici.
Qualsiasi processo aziendale può essere rappresentato come flusso di lavoro utilizzando una serie di passaggi collegati da percorsi all'interno di un Work Flow.
I flussi di lavoro hanno l'obiettivo di organizzare e chiarire i compiti per garantire che non si perda alcun passaggio.
Un Workflow Management Systems consente di semplificare e standardizzare il processo aziendale per mezzo dei flussi di lavoro.
La gestione e il monitoraggio dei compiti eseguiti o temporaneamente arrestati a causa di un problema sono semplificati.
Le informazioni sono registrate automaticamente per ogni attività e sono a disposizione strumenti per segnalare informazioni su ciascuna attività.
Sono previsti strumenti per l'allocazione delle risorse e il monitoraggio dello stato e del progresso dei lavori.
L'interfaccia utente è di facile e rapido utilizzo per consentire a qualsiasi persona autorizzata di creare flussi di lavoro efficaci
ed eleganti per l'organizzazione.
Sono disponibili notifiche tramite email alle persone assegnatarie dei task riguardo: attività assegnate o completate, task modificati o altri eventi.
I vantaggi dei Workflow Management Systems sono:
• Incremento dell'efficienza: l'automazione di molti processi fornisce l'eliminazione dei passi non necessari.
• Migliore controllo del processo: mediante la standardizzazione dei metodi di lavoro e la disponibilità di strumenti di verifica.
• Flessibilità: il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze.
